Czym jest skrzynka e-mail?
Skrzynka e-mail to adres pocztowy skonfigurowany w systemie do odbierania i wysyłania wiadomości. Każdy e-mail należy do jednej skrzynki. Skrzynka określa z jakiego adresu wychodzi poczta i jaką stopkę dołączać.
Tworzenie skrzynki
- Przejdź do Mail > Skrzynki
- Kliknij + (Nowa skrzynka)
- Wypełnij:
- Nazwa - nazwa wyświetlana (np. “Biuro”, “Support”)
- Adres e-mail - adres pocztowy skrzynki
- Opis - opcjonalny opis przeznaczenia
- Osoba odpowiedzialna - domyślny odpowiedzialny za e-maile
- Dział - opcjonalne przypisanie do działu
- Stopka - HTML dołączany do każdego wysyłanego e-maila (patrz niżej)
- Skonfiguruj SMTP (serwer wysyłki)
- Zapisz i zweryfikuj skrzynkę
Konfiguracja SMTP
Aby wysyłać e-maile, skrzynka musi mieć skonfigurowany serwer SMTP:
- Dostawca - Sendgrid, EmailLabs lub własny serwer SMTP
- Adres SMTP - adres serwera
- Port - port serwera
- Login / Hasło - dane uwierzytelniające
- SSL - szyfrowanie połączenia
Weryfikacja
Nowa skrzynka wymaga weryfikacji. System wysyła kod weryfikacyjny na podany adres - po potwierdzeniu skrzynka staje się aktywna.
Stopka
Stopka to blok HTML dołączany automatycznie na końcu każdego e-maila wysyłanego z danej skrzynki. Można w niej używać zmiennych w formacie {{ zmienna }}, które system podmieni na aktualne dane nadawcy.
Najprostsza stopka:
<p>
{{ first_name }} {{ last_name }}<br>
{{ email }}
</p>
Dla użytkownika Jan Kowalski ([email protected]) wygeneruje:
Jan Kowalski
[email protected]
Zmienne nadawcy
| Zmienna | Co wstawia |
|---|---|
{{ name }} |
Pełna nazwa |
{{ first_name }} |
Imię |
{{ last_name }} |
Nazwisko |
{{ email }} |
Adres e-mail |
{{ phone }} |
Telefon |
{{ domain }} |
Domena z adresu (np. firma.pl) |
{{ description }} |
Opis użytkownika |
{{ avatar }} |
Avatar (mały) |
{{ avatar_medium }} |
Avatar (średni) |
{{ avatar_large }} |
Avatar (duży) |
Zmienne skrzynki i działu
| Zmienna | Co wstawia |
|---|---|
{{ mailbox_name }} |
Nazwa skrzynki |
{{ mailbox_email }} |
Adres skrzynki |
{{ department_name }} |
Nazwa działu (shortcut jeśli ustawiony, inaczej name) |
{{ department_description }} |
Opis działu |
{{ department_phone }} |
Telefon działu |
{{ department_email }} |
E-mail działu |
Własne pola w dziale. W ustawieniach działu możesz dodać dowolne własne pola, np. facebook, mastodon, slack. Każde wpisane pole od razu staje się zmienną w stopce - dla pola facebook użyjesz {{ department_facebook }}, dla mastodon - {{ department_mastodon }} itd. Wygodny sposób na dodanie social mediów albo własnych etykiet.
Własnymi polami nie nadpiszesz pól standardowych - telefon, e-mail i pozostałe pola z formularza działu zawsze trafiają do swoich zmiennych ({{ department_phone }}, {{ department_email }} itd.).
Zmienne firmowe
Dane firmy (nazwa, NIP, adres, logo) pochodzą z głównego działu konta. Każde konto może mieć kilka działów; jeden z nich jest oznaczony jako główny i to z niego pobierane są dane firmowe do stopek.
| Zmienna | Co wstawia |
|---|---|
{{ company_name }} |
Nazwa firmy (shortcut działu lub nazwa) |
{{ company_email }} |
E-mail firmowy |
{{ company_phone }} |
Telefon |
{{ company_logo }} |
URL logo firmy |
{{ company_street }} |
Ulica |
{{ company_street_number }} |
Numer budynku |
{{ company_post_code }} |
Kod pocztowy |
{{ company_city }} |
Miasto |
{{ company_country }} |
Kraj |
{{ company_website }} |
Strona WWW |
{{ company_tax_no }} |
NIP |
{{ company_register_number }} |
REGON (numer rejestrowy) |
{{ company_court_number }} |
KRS (numer w rejestrze sądowym) |
{{ company_bank }} |
Nazwa banku |
{{ company_bank_account }} |
Numer konta bankowego |
Dla zgodności ze starymi szablonami nadal działają aliasy {{ company_regon }} (= company_register_number) oraz {{ company_krs }} (= company_court_number). W nowych stopkach używaj nowych nazw.
Dodatkowe pola firmowe (np. Facebook, LinkedIn, Mastodon). Wpisz je jako własne pola w głównym dziale konta - dla pola facebook w stopce zadziała {{ company_facebook }}, dla linkedin - {{ company_linkedin }} itd. Pola z listy powyżej edytuj w odpowiednich miejscach formularza działu - własne pola nie nadpisują pól standardowych.
Priorytet źródeł danych firmy (od najmniej do najbardziej istotnego):
- Główny dział konta - dane domyślne dla całego konta
- Dział skrzynki - jeśli skrzynka ma przypisany dział, jego dane nadpisują dane konta
- Profil użytkownika - dane firmy wpisane w ustawieniach użytkownika nadpisują pozostałe
Rozbudowana stopka
<table>
<tr>
<td>{{ avatar_medium }}</td>
<td>
<strong>{{ first_name }} {{ last_name }}</strong><br>
{{ email }} \| {{ phone }}<br>
{{ department_name }}
</td>
</tr>
</table>
<hr>
<p>
<strong>{{ company_name }}</strong><br>
{{ company_street }} {{ company_street_number }}<br>
{{ company_post_code }} {{ company_city }}<br>
NIP: {{ company_tax_no }}
</p>
Zmienne nadawcy będą inne dla każdego użytkownika wysyłającego e-mail z tej skrzynki. Te same zmienne dostępne są też w szablonach wiadomości.
Autoresponder
Skrzynka może automatycznie odpowiadać na przychodzące wiadomości:
- Włącz autoresponder - aktywuje autoodpowiedź
- Temat - temat automatycznej odpowiedzi
- Treść - treść odpowiedzi
- Godziny działania - przedział czasowy, w którym autoresponder jest aktywny
Autoresponder można włączyć/wyłączyć zbiorczo dla wszystkich skrzynek jednocześnie z poziomu ustawień maila.
Ograniczenie nadawców
Można ograniczyć kto może wysyłać e-maile z danej skrzynki - opcja Ogranicz nadawców pozwala wybrać konkretnych użytkowników.
Skrzynka prywatna
Skrzynka oznaczona jako prywatna jest widoczna tylko dla osób z odpowiednim uprawnieniem.
Ważne informacje
- Adres e-mail musi być unikalny wśród aktywnych skrzynek w koncie
- Skrzynka musi być zweryfikowana aby wysyłać e-maile
- Stopka jest automatycznie dołączana do każdego wysyłanego e-maila
- Skrzynkę można dezaktywować bez usuwania